Nu de gegevens rechtstreeks uit de bron komen, kunnen we erop vertrouwen dat wat uit BrightAnalytics komt, correct is

Dagelijks de cashflow opvolgen én voorspellen: voortaan kan het

Met de start van de coronapandemie in maart 2020, brak er voor Van der Erve Europe – een internationale speler gespecialiseerd in het maken van kleding met licenties & merken – een periode van onzekerheid aan. Wat zou er met de cashflow van het bedrijf gebeuren, nu zowel klanten als leveranciers lieten verstaan dat ze niet wisten wat te verwachten? Tijd voor een tool die een cashflowprognose kon maken.

“Toen de coronacrisis uitbrak, kregen we zowel van klanten als van leveranciers signalen die ons deden beseffen dat het cruciaal werd om onze cashflow kort op te volgen”, begint Bart Van den Broeck, CFO van Tomtree, de holding boven Van der Erve Europe. “Tot dan toe deden we al wel aan cashplanning, maar slechts een aantal keer per jaar, via Excel-sheets. Dat was erg tijdsintensief, omdat het nog een grotendeels manueel proces was. Nu wilden we bovendien evolueren naar een wekelijkse cashflowprognose, om goede beslissingen te kunnen nemen. Daarom gingen we op zoek naar software.”

Vlot te automatiseren

Het was KBC die BrightAnalytics aanbeval aan Van der Erve Europe, waarna een consultant gespecialiseerd in cashflow verschillende softwareleveranciers met elkaar vergeleek. “Na de demo wisten we dat we met BrightAnalytics in zee wilden. Nochtans hebben ze geen pure cashtool, maar we zagen meteen dat het ging om gebruiksvriendelijke, heel modulaire en gemakkelijk configureerbare software. Dat gaf aan dat de tool aangepast kon worden aan onze situatie, en dat de stap naar automatisatie vlot te maken was”, zegt Bart.

Dat laatste was belangrijk voor Van der Erve Europe, want het bedrijf werkt – in tegenstelling tot de meeste andere organisaties – niet met budgetten om de toekomst in te schatten. “Software gaat er vaak van uit dat je een budget hebt, en dat is je forecast. Wij werken anders. Het mooie is dat BrightAnalytics ons meteen liet merken: ‘Wij kunnen dat. Wij passen ons aan.’ ”

Gepersonaliseerde cashflowforecast

Nu BrightAnalytics de cashplanning voor Van der Erve Europe heeft geautomatiseerd, heeft het bedrijf voldoende aan twee uur tijd om de rapportering en de analyse te maken, terwijl dit vroeger een hele dag kostte. En ondertussen werd ook de zogenaamde cashflowprognose geïntegreerd: “Er werd een gepersonaliseerde korte- en langetermijnforecast gebouwd, zoals wij die graag zien”, gaat Justyna Gorna, CFO Van der Erve Europe, verder. “Bovendien ontdekten we dat we daarnaast ook efficiënt en accuraat rapporteringen konden genereren over andere zaken, en zo tot nieuwe inzichten konden komen. Zo geeft de tool ons vandaag ook inzicht in onze dollarbehoefte – belangrijk, aangezien we een internationale speler zijn – en verloopt ook de maandelijkse P&L via BrightAnalytics. Een ‘sales & margin list’ geeft ons inzicht in onze omzet en marges.”

“Zonder BrightAnalytics hadden we vandaag niet hetzelfde inzicht gehad”, gaat Bart verder. “Of hadden we meerdere resources moeten betrekken, wat het sowieso ingewikkelder en tijdsintensiever zou maken, en de kans op manuele fouten zou vergroten. Doordat de gegevens nu rechtstreeks uit de bron komen, kunnen we erop vertrouwen dat wat uit BrightAnalytics komt, correct is.”

Geen IT’er maar financieel analist

Sindsdien is Van der Erve Europe de tool dan ook stap voor stap aan het implementeren binnen het bedrijf. “Hoe meer we BrightAnalytics beginnen te gebruiken, hoe vaker we van collega’s de vraag krijgen om bijkomende rapporten te maken”, zegt Bart. “De bal is dus aan het rollen, en er ontstaan veel ideeën om tot nieuwe inzichten te komen. Ons motto is: kunnen we ons werk efficiënter maken of geeft het ons nieuwe inzichten, dan doen we het. En BrightAnalytics speelt hier altijd vlot en snel op in. Onze contactpersoon bij het bedrijf is geen IT’er maar een financieel analist. Dat maakt de gesprekken en het zoeken naar oplossingen heel wat makkelijker. Hij begrijpt heel snel waar we naartoe willen, en kan dit omzetten in BrightAnalytics-taal.”

Tegen eind dit jaar wil de Tomtree holding ook de andere twee textiel businesscirkels, Beconnected en Beconnected Industrial, met BrightAnalytics laten connecteren. Als alle businesscirkels op het pakket connecteren kunnen we vervolgens de geconsolideerde rapportering opstellen. Vandaag hebben we enkel een geconsolideerde jaarrekening op holdingniveau. In de toekomst zullen we dagelijks KPI’s kunnen opvolgen vanuit een managementaccounting of -reporting. Dat zal helemaal nieuw zijn voor ons bedrijf. Een apart dashboard voor ons merken & licentie-team en eentje voor het webshopteam zorgt er tot slot voor dat BrightAnalytics ons doorheen het bedrijf multifunctioneel ondersteunt in onze dagelijkse beslissingen.”