"Het is een flexibel systeem dat je op maat kan aanpassen, en dat bovendien kan connecteren met verschillende pakketten."

Groei en financieel inzicht hand in hand

Eenentwintig overnames op tweeëneenhalf jaar tijd: creative digital agency Happy Horizon – verkozen tot het beste e-commercebureau in Nederland – kreeg het voor elkaar. En de groeihonger is nog niet gestild. Hoe ze zorgen voor financieel in- en overzicht terwijl de acquisities ook vaak gepaard gaan met verschillende boekhoudpakketten? CFO Ernst Wiemans licht het je toe.

“In de afgelopen tweeëneenhalf jaar hebben we 21 overnames gedaan”, begint Ernst. “Elk van die bedrijven werkte natuurlijk met een eigen boekhoudpakket, en dat was vaak niet ons eigen pakket. Zo ontstond de nood aan een tool die de financiële gegevens van verschillende databronnen of soorten administraties samen kon brengen. Om snel inzicht te krijgen in de cijfers en resultaten van al onze acquisities, was dat van groot belang. Tot dan toe waren we hiervoor aangewezen op Excel.”

Flexibel en op maat aan te passen

Happy Horizon verkende de markt, en kwam tot de vaststelling dat BrightAnalytics de beste tool was voor hun organisatie. “Het is een flexibel systeem dat je op maat kan aanpassen, en dat bovendien kan connecteren met verschillende pakketten. Daarnaast was het contact met de verkoopafdeling erg aangenaam. Bovendien merkten we dat we er ook best wel wat andere dingen mee zouden kunnen doen, zoals dashboards en inzichten genereren, cashflowanalyses maken… De vele mogelijkheden om het platform verder uit te bouwen, spraken ons erg aan.”

En zo gebeurde. Sinds de keuze voor BrightAnalytics, heeft Happy Horizon al heel wat functionaliteiten van het platform ontdekt. “Aanvankelijk gebruikten we de software als consolidatietool voor de jaarrekening”, gaat Ernst verder. “Omdat de nood toen heel hoog was. Sinds de zomer van 2022 gebruiken we het verder ook als centrale informatietool om te komen tot één grootboekrekeningschema. Daarnaast hebben we er rapportages in gecreëerd die ons inzichten geven en waarbij we cijfers vergelijken met bijvoorbeeld het budget, met dezelfde periode vorig jaar… Op dit moment zijn we ook de dashboarding aan het inrichten zoals we het zouden willen.”

Op weekbasis de cashflow managen

Dat ze hun belangrijkste KPI’s op één dashboard kunnen volgen, ondanks het feit dat er met diverse boekhoudpakketten gewerkt wordt in de organisatie, vinden ze een enorme troef. “Daarnaast ben ik blij om op dagbasis centraal, geconsolideerd inzicht te kunnen hebben in de resultaten. We doen nog steeds veel overnames. Het feit dat we die makkelijk kunnen inpluggen, is voor ons een meerwaarde. Na een overname nemen we doorgaans de volgende dag de controle over de bankrekeningen van dat bedrijf, en daarna kan BrightAnalytics aan de slag met de integratie.” 

Verder gebruikt Happy Horizon BrightAnalytics ook voor het debiteurenbeheer. “Omdat we binnen ons bedrijf werken met verschillende systemen, hebben we geen totaaloverzicht van alle openstaande debiteuren. De agings module van BrightAnalytics creëert dit nu voor ons. Dat helpt enorm. Ik kan vandaag een top 20 maken van openstaande debiteuren over alle bedrijven in de groep heen, en op basis daarvan actie ondernemen. Daarnaast zijn we ook bezig met cash forecasting. In de toekomst willen we op weekbasis onze cashflow kunnen managen. De tool stelt ons in staat om met behulp van historische gegevens en toekomstige budgetten een betere inschatting te maken van onze cashflow en -behoeftes.” 

Werkkapitaalanalyse

Happy Horizon heeft verder ook een aantal niet-financiële KPI’s toegevoegd aan het systeem, waaronder de FTE’s in het bedrijf. Doordat Ernst zelf expert user is – net als een viertal andere collega’s in het bedrijf – kan hij overigens veel zelf doen. “Dat geeft ons de flexibiliteit om zelf aan de slag te gaan”, zegt hij daarover. “Zo zijn we niet afhankelijk van BrightAnalytics. Ik kreeg een korte training, en begon nadien wat te puzzelen. Dat vraagt wat tijd, want er kan best veel met deze software. Gaandeweg ontdekken we nieuwe zaken, genereren we nieuwe inzichten en bouwen we bijkomende dashboards. Een voorbeeld daarvan is onze werkkapitaalanalyse, die we nu in een dashboard gezet hebben. We begrijpen hierdoor beter de ontwikkeling van het werkkapitaal over de afgelopen periode en kunnen met die informatie dan weer actie ondernemen om dit te optimaliseren.”

De goede samenwerking met onder meer de supportdesk is voor Happy Horizon de kers op de taart. “Na het aangename contact met de salesafdeling blijkt ook de responstijd van het customer success team prima, en we worden kwalitatief verder geholpen”, besluit hij.