"Zodra je internationaal werkt met verschillende munteenheden en boekhoudpakketten, heb je een platform nodig dat dit alles kan integreren. BrightAnalytics doet dat voor ons."

Multicurrency inzicht: makkelijk en in een handomdraai

Wat doe je als de diverse administraties van je bedrijf niet alleen in verschillende landen zitten, maar ook nog eens andere boekhoudpakketten én valuta hanteren? Ofwel wordt rapporteren dan een hele opgave, ofwel kies je voor een tool die alles koppelt. De Nederlandse SaaS scale-up Blue Billywig – met kantoren in Hilversum, Stockholm en Singapore – koos voor dat laatste. En voor BrightAnalytics.

“De drie kantoren van Blue Billywig gebruiken elk een ander boekhoudpakket”, begint Bas de Haan, Director Finance. “In Nederland gaat het om Exact Online, in Zweden om Fortnox en in Singapore om Xero. Bovendien rapporteren deze administraties telkens in hun eigen valuta. In onze managementrapportering willen we natuurlijk alle cijfers geconsolideerd zien. Voordien gebruikten we hiervoor Visionplanner die voor een puur Nederlandse administratie prima werkt en voldoende inzicht geeft. Zodra je internationaal werkt met verschillende munteenheden en administratiepakketten heb je echter een pakket nodig dat dit alles kan integreren. Wij maakten tot voor kort per kwartaal een rapportage op in Google Sheets, maar al snel liepen we achter de feiten aan. We wilden bovendien naar een maandelijkse en – liever nog – wekelijkse of zelfs dagelijkse rapportering overschakelen. Net op dat moment nam BrightAnalytics contact op met ons. Verrassend hoe zoiets altijd op het juiste moment gebeurt.”

Geïmplementeerd zonder impact op de business

Er werd al snel een afspraak gemaakt voor een kennismaking, waarna ook de aandeelhouders van Blue Billywig betrokken werden en er een demo gegeven werd van wat er zoal mogelijk was met BrightAnalytics. “Omdat zij ons benaderd hadden, hebben we daarna eerst nog even bekeken welke andere opties we hadden”, gaat Bas verder. “Er waren er die eerst handmatig gebouwd moesten worden, zoals Power BI. Maar we hebben ook overwogen om over te stappen naar één administratief pakket voor alle locaties. Dat bracht echter hoge implementatiekosten met zich mee als we het op maat van onze wensen wilden inrichten. Bij BrightAnalytics waren er ook implementatiekosten, maar ondertussen konden we onze lopende administraties wel gewoon laten doorwerken in hun gekende boekhoudpakket. Dat vonden wij enorm fijn. Onze medewerkers zijn het gewend om in hun specifieke pakket te werken. Overschakelen naar een nieuw systeem is best een grote stap. De koppeling met de systemen op onze drie locaties was bij BrightAnalytics ofwel al gemaakt, ofwel stonden ze ervoor open om ze te maken. Iedereen kon door blijven werken terwijl er een tool neergezet werd, zonder dat de lopende business geraakt werd.”

Dat stemde Bas ook hoopvol naar de toekomst toe. Het bedrijf is immers van plan om verder te blijven groeien. “We weten nu: als we in de toekomst nieuwe landen willen openen, kunnen we daar gewoon een lokaal softwarepakket aanschaffen dat we vervolgens aansluiten op BrightAnalytics. Ook als de API er nog niet is, kan dit wel gerealiseerd worden. Dat ze met ons meedenken, vind ik erg fijn”, zegt hij. “De mensen van BrightAnalytics hebben een ondernemersgeest: er is altijd ruimte om dingen te bespreken en eventueel bij te ontwikkelen of anders in te richten.”

Diverse valuta omgezet naar euro tegen dagkoers

Uiteindelijk stond BrightAnalytics amper twee weken later al op punt. “De koppelingen waren er, de budgetten werden ingelezen, en het stond”, vertelt Bas. “Qua implementatie heeft het van onze kant weinig tijd gekost om aan de slag te gaan. Een echte opleiding was niet nodig. We kregen wel wat uitleg maar verder is het zo intuïtief en inzichtelijk dat we snel zelf ondervonden hoe het werkt. Onze contactpersoon bij sales bracht ons tot bij de collega van customer succes, waarna die onze samenwerking vlot oppakte. Is er eens een meer technisch vraagstuk, dan haalt ze er de juiste mensen bij om dit op te lossen. Weet je, het is fijn om één aanspreekpunt te hebben, maar uiteindelijk wil je dat zaken snel opgelost worden. En dan maakt het niet uit wie het doet, als het maar gebeurt. Onze contactpersoon bij customer succes zorgt daarvoor.”

Sindsdien kunnen de cijfers bij Blue Billywig dagelijks opgehaald worden, en de diverse valuta worden bovendien omgezet naar euro tegen de geldende dagkoers. “Zo hebben we op elk moment van de dag inzicht in de geconsolideerde cijfers”, gaat Bas verder. “Dat weten met name onze aandeelhouders heel erg te appreciëren: ze hoeven alleen maar in te loggen, selectiecriteria in te voegen en ze zien wat ze willen zien. Dat maakt de samenwerking met finance ook makkelijker. Uiteraard zijn er altijd nog hier en daar facturen die ingeboekt moeten worden, maar op dagbasis zijn de cijfers wel bij. Accurater kan gewoon niet. En we hebben tegelijk  enorm veel manueel werk bespaard én de foutgevoeligheid tot een minimum herleid.”

Continu zicht op de actuals en de forecast

Blue Billywig maakt bovendien ook gebruik van BrightAnalytics om te budgetteren. “Vroeger deden we dit ook in Google Sheets, maar omdat we daarin handmatig aanpassingen deden, was dit foutgevoelig. In deze tool kunnen we een jaarlijks budget invoeren en vervolgens op kwartaalbasis een rolling forecast maken. Zo hebben we naast de actuals continu onze forecast ter beschikking. Je kan bovendien spelen met verschillende scenario’s en zo makkelijker beslissingen nemen.”

Naast de financiële rapportering wil Blue Billywig in de toekomst ook de operationele rapportage laten verlopen via BrightAnalytics. “Omdat we ons ERP-systeem echter nog niet helemaal optimaal benutten, willen we hier nog even mee wachten. Bovendien kunnen we nog groeien in het gebruik van de financiële rapportering van BrightAnalytics, bijvoorbeeld door ook de cashflowmodule te gebruiken. Het is fijn dat we het systeem stapsgewijs kunnen ontdekken en niet alles in één keer moeten doen, waardoor je een overload hebt qua werk. We kunnen eerst de basis neerzetten, en daarna makkelijk uitbreiden.”