De winst is enorm: niet alleen qua efficiëntie, maar ook qua tijdsinvestering.

20 kantoren, één vlag, één tool

Go4Jobs is een interim- en selectiekantoor dat net een tikkeltje anders georganiseerd is dan zijn vakgenoten. De 20 lokale kantoren van het bedrijf worden namelijk gerund door zelfstandige uitzendondernemers. Zij bepalen voor een stuk zelf hun koers, maar wel in naam van de holding waartoe ze behoren. En dat vraagt natuurlijk om een goede opvolgings- en rapporteringstool.

“Ik noem onze overkoepelende holding weleens het moederschip, en onze uitzendondernemers de speedboten rond dat moederschip”, begint Jan De Block, Finance & Process Director. “Ze varen mee met het moederschip, maar bepalen zelf voor een stuk hun koers. Anders gezegd: ze exploiteren elk een deel van Vlaanderen en kunnen hun commerciële beleid lokaal organiseren.” Dat blijkt niet alleen financieel interessanter voor de uitzendondernemers, maar zorgt ook dat ze meer betrokken zijn bij Go4Jobs en zich langer engageren. “En dat vertaalt zich in stabiliteit naar onze klanten toe, wat een grote meerwaarde is in onze sector”, zegt Jan.

Enorme tijdswinst

Maar als alle schepen van Go4Jobs onder dezelfde vlag varen, moet er natuurlijk wel samenhang zijn. Hoe pakken ze dat aan? “Vanuit ons servicecenter coördineren we alles wat met IT, wetgeving, boekhouding, marketing, hr en finance te maken heeft. Daar komt heel wat opvolging en rapportering bij te pas. Vroeger werkten we daarvoor met Excel, maar zat er een foutje in een cel, dan was de hele sheet fout. Met alle gevolgen van dien. Daarom kozen we anderhalf jaar geleden voor het geautomatiseerde systeem van BrightAnalytics. Pas je daar één parameter in aan, dan past het hele systeem zich aan. De winst is enorm: niet alleen qua efficiëntie, maar ook qua tijdsinvestering.”

Meer vertrouwen

Vandaag volgen de holding en de uitzendondernemers niet alleen de financiële cijfers op in BrightAnalytics, maar ook een aantal relevante operationele parameters die de tool uit het ERP-systeem haalt. “Denk bijvoorbeeld aan de omzet per klant, het aantal nieuwe inschrijvingen of contracten, … Wat we ook willen zien, er is altijd wel een manier om het op het scherm te krijgen. De data zijn beschikbaar voor iedereen, maar we beslissen ieder voor zich wat we ermee doen.”

En daar wordt duidelijk gebruik van gemaakt door de uitzendondernemers, bij wie de tool volgens Jan volledig ingeburgerd is. “Dat merk ik aan het aantal vragen dat ik krijg nadat de cijfers van de maand doorgestuurd zijn. Ik stel ook vast dat ze in de diepte gaan kijken. Wil een uitzendondernemer bijvoorbeeld weten wie de 5 belangrijkste uitzendkrachten zijn van een klant of hoeveel kandidaten er zijn voor een vacature, dan kan dat perfect. Het is een volledig transparant systeem: ze kunnen alles zien van hun vennootschap. En dat versterkt het vertrouwen tussen het moederschip en de lokale kantoren.”

Inzicht voor aandeelhouders

Naast het feit dat de tool ook nog gebruikt wordt om alle openstaande en vervallen facturen op te volgen en daarover te overleggen tussen het servicecenter en de uitzendondernemers, maakt Go4Jobs in BrightAnalytics tot slot nog een overkoepelende sheet die de prestatie van het geheel in kaart brengt.

“Het gaat om een overzicht voor de uitzendondernemers waarop ze zien waar we staan als bedrijf. Hoeveel uitzendkrachten werken er in totaal voor ons? Hoeveel vacatures en klanten zijn er? En wat is het budget voor de kantoren? Zo zien de uitzendondernemers waar zij zich ergens bevinden in die armada van speedboten, en kunnen ze inschatten of ze goed bezig zijn. Maar het is ook handig om voor onze aandeelhouders – die zich heel betrokken voelen bij Go4Jobs – een overzicht te maken dat in één oogopslag de relevante cijfers bundelt.”