Met een paar klikken wordt ons financiële resultaat omgezet naar een operationele vastgoedrapportage.

Project-, vastgoed- en financiële rapportering in één

Rapporteren op jaarbasis: voor ontwikkelaar en investeerder Alides volstaat het niet. Zij willen naast jaarcijfers namelijk ook per project en per gebouw resultaten kunnen opvolgen. Tot voor kort behielpen ze zich met hun twee boekhoudpakketten en een handvol Excel-sheets. Maar toen het bedrijf sterk begon te groeien, werd de vraag naar een efficiënte rapportage oplossing groter dan ooit.

“Duidelijkheid krijgen in de cijfers. Dat was onze grootste behoefte toen we op zoek gingen naar een financiële rapportage tool”, begint Thomas De Moor, financial controller. “Doordat we zowel investeerder zijn als ontwikkelaar, werken we met twee boekhoudpakketten, die met verschillende snelheden evolueren. Bovendien bestaat Alides uit zo’n 25 vennootschappen. Tot voor kort behielpen we ons voor de rapportages voornamelijk met Excel. Informatie uit de twee boekhoudpakketten werd opgevolgd in afzonderlijke sheets. Een globaal beeld was er nauwelijks, op een eenmalige grote consolidatie oefening per jaar na. Dat moest anders: we wilden snel cijfers ter beschikking hebben. Op aanraden van onze IT-provider namen we contact op met BrightAnalytics, om na een demo van de tool meteen de knoop door te hakken.”

Operationele vastgoedrapportering

Vandaag tovert Alides uit BrightAnalytics niet alleen een financiële rapportage met de jaarresultaten per vennootschap, maar ook een vastgoedrapportage per gebouw én een projectrapportage. “Die laatste helpt ons om het budget van nieuwe ontwikkelingen op te volgen”, gaat Thomas verder. “Bij een ontwikkelingsproject zijn vaak meerdere vennootschappen betrokken, en bovendien is de doorlooptijd doorgaans meerdere jaren. Alides is de laatste tijd enorm gegroeid en we blijven nog steeds groeien. Daarom is een goede, efficiënte projectopvolging essentieel geworden. BrightAnalytics geeft ons zicht op de resultaten en budgetten per jaar, maar ook op de projectbudgetten waarbij we de notie van tijd een beetje loslaten. Met een paar klikken wordt ons financiële resultaat omgezet naar een operationele vastgoedrapportage.”

Tijdswinst per kwartaal

De grootste meerwaarde van BrightAnalytics, aldus Thomas en zijn collega Liselot Van Campe (ook financial controller), is dat al die informatie op één platform terechtkomt. “Zowel alle ontwikkelingsvennootschappen als alle exploitatievennootschappen kunnen we op één plaats bekijken en opvolgen”, legt Liselot uit. “En dat op een gedetailleerder niveau dan voorheen. Daardoor besteden we een pak minder tijd aan het produceren van cijfers, en hebben we veel meer ruimte om ze te analyseren. Per kwartaal vertaalt zich dat in een aantal dagen tijdswinst. Om nog maar te zwijgen van het veel kleinere risico op fouten. Vandaag stroomt de informatie uit het systeem. Zodra de boeking gemaakt is, zie je ze staan in de rapportering. Vroeger moesten we wel tien minuten wachten vooraleer het projectrapport samengesteld was, terwijl het nu in een fractie van een seconde op het scherm staat.”

Connecteert met eender welk boekhoudpakket

Met de groei van het bedrijf komen er bij Alides ook regelmatig nieuwe vennootschappen bij, en vallen andere weg. Hoe matcht dit met BrightAnalytics? “Op zo’n moment is er een korte tussenkomst van BrightAnalytics nodig”, zegt Thomas. “Maar dat is altijd al heel vlot verlopen. Het grote voordeel is dat ze heel snel met heel veel systemen kunnen koppelen. Wij werken bijvoorbeeld met het cloudbased Business Central enerzijds, en anderzijds met Netika dat niet in de cloud draait. Twee totaal verschillende pakketten, en toch slaagt BrightAnalytics erin om al die informatie in één beeld te vatten.”

Ook voor IT-ongeletterden

Doordat er voor de rapportage tegelijk een vast stramien gebruikt wordt, is er bovendien eenduidigheid in de manier waarop het bedrijf met cijfers omgaat. “Als financieel verantwoordelijke heb je dankzij specifieke toegangsrechten de controle over wie welke cijfers te zien krijgt. Bovendien kunnen die gebruikers wel consulteren, maar niet wijzigen. De flexibiliteit van Excel om zelf velden aan te passen of formules te veranderen, is er dus niet, en dat is een voordeel. Ook IT-ongeletterden kunnen snel met de tool aan de slag”, aldus Liselot.

Sterke customer service

Ondertussen ontdekt het bedrijf gaandeweg nog allerlei andere mogelijkheden om te rapporteren. “We hadden veel in kaart gebracht op voorhand, maar nu we in het nieuwe pakket werken, ontdekken we wat er nog allemaal kan. Onze directie en de raad van bestuur vragen steeds meer om cijfers en willen die ook steeds sneller. Als we niet meteen weten hoe we iets moeten aanpakken, gaat BrightAnalytics rond de tekentafel zitten en doen ze ons een voorstel van hoe we het kunnen oplossen. Dat is erg fijn: ze denken mee”, zegt Thomas.

De samenwerking vinden Thomas en Liselot dan ook goed lopen. “Ze spelen zeer kort op de bal, en we kunnen altijd iemand bereiken. Kan onze contactpersoon ons niet helpen, dan krijgen we te horen dat ze erop terugkomen. En dat doen ze dan ook effectief. Het is niet zo dat je een nummertje trekt en dan maar moet afwachten, wat gangbaar is in IT. Ze weten wat ze willen, wat ze kunnen, communiceren daar zeer open over en zijn altijd bereid om mee te denken. Dat is echt een sterkte. En ik kan evenmin zeggen dat hun rekening begint te lopen elke keer als ik de telefoon neem. Er is geen sprake van uurtje-factuurtje. Gelukkig maar.”