Misschien verwerven we in de toekomst nog bedrijven met andere boekhoudpakketten. We weten nu dat we die makkelijk zullen kunnen verbinden met onze rapporteringstool.

-Marko Nikodijevic, Financieel directeur
"In vergelijking met andere oplossingen stak BrightAnalytics er over de hele lijn met kop en schouders bovenuit."
- Marko Nikodijevic, Financieel directeur

Gebruikte connectoren

Modules in gebruik

Futureproof oplossing die meegroeit

Toen het Zweedse MIAB – gespecialiseerd in cleaning & facilitymanagement – enkele jaren geleden het Finse N-Clean Oy overnam, stond het bedrijf op het vlak van rapportering plots voor een uitdaging: hoe kon de organisatie op een efficiënte manier komen tot een uniforme, geconsolideerde rapportering over de vestigingen heen? Even overwogen ze om in de beide landen hetzelfde boekhoudpakket te gaan gebruiken, maar dat bleek een pak omslachtiger dan BrightAnalytics te implementeren.

“Alles begon toen MIAB in 2019 N-Clean Oy kocht”, begint Marko Nikodijevic, Financieel Directeur. “Tot dan toe had ons bedrijf enkel zaken gedaan in Zweden. Na de overname werd al snel duidelijk dat we een rapportering over de groep heen nodig hadden. Aanvankelijk behielpen we ons met Excel. Beide landen werkten met verschillende boekhoudpakketten: MIAB had Visma Business geïmplementeerd, bij N-Clean werd er gebruik gemaakt van het Finse Sonnet. We haalden per land rapporten uit beide systemen, en integreerden die in Excel, in een poging om alle data te verzamelen in één rapport voor de boardmeeting.”

Maar uiteindelijk kwam het er altijd op neer dat het bedrijf terug moest naar afzonderlijke rapporteringen per land, zo blijkt. “Zodra er een vraag werd gesteld waarvoor we moesten inzoomen op de details, moesten we onze toevlucht nemen tot de aparte boekhoudpakketten”, gaat Marko verder.“Werken met twee systemen en twee soorten rapporteringen maakte het moeilijk voor iedereen die erbij betrokken was.Het manueel overzetten van data nam bovendien enorm veel tijd in beslag.”

Kop en schouders

Aanvankelijk overwoog MIAB om in de Finse vestigingen over te schakelen naar het boekhoudpakket dat in Zweden in gebruik was. “Maar veranderen van boekhoudpakket was omslachtig: het zou betekenen dat ze ook hun gebruiken en processen zouden moeten veranderen. Daarnaast ging er ook een aanzienlijke implementatiekost mee gepaard.”

MIAB besloot dan ook om het over een andere boeg te gooien en op zoek te gaan naar een slimmere oplossing. “We wilden een tool die ons zou helpen om op diverse niveaus de cijfers te analyseren: voor de groep, de individuele bedrijven, maar ook op het niveau van een unit, klant… De software moest ons kunnen ondersteunen op het vlak van de P&L, de balans, forecasting, budgettering en het managen van de cashflow. In een eerste ronde vergeleken we een vijftal leveranciers met elkaar. BrightAnalytics kenden we toen nog niet. Uiteindelijk kwamen we niet tot een consensus, dus besloten we het even te laten rusten. Toen we het project na de zomer opnieuw oppakten, had ik ondertussen BrightAnalytics leren kennen. Dus voegden we ze toe aan de leveranciers die we met elkaar vergeleken. En wat bleek: over de hele lijn stak BrightAnalytics er met kop en schouders bovenuit. Een heel aantal pakketten was namelijk niet zo compleet als deze oplossing. Dat maakte de beslissing makkelijk.”

Win-win

Vandaag – twee jaar verder – is BrightAnalytics al uitgebreid in gebruik genomen in het bedrijf, en dat tot grote tevredenheid van zowel Marko als de overige gebruikers, zo vertelt hij. “BrightAnalytics maakte makkelijk connectie met zowel Visma Business als Sonnet. Daardoor konden onze medewerkers blijven werken zoals ze dat gewoon waren. Een win-win!”

Een bijkomend voordeel vindt hij dat ze in BrightAnalytics veel diepgaandere analyses en rapporten kunnen maken dan dat in de boekhoudpakketten gelukt was. “De functionaliteiten van een boekhoudpakket zijn toch vrij oppervlakkig op het vlak van rapportering: het gaat doorgaans om een standaardrapportering zonder groepsniveau, consolidatie of eliminatie van intercompany transacties. Heel basic dus. BrightAnalytics geeft ons binnen de managementrapportering zicht op diverse rapporten en analyses, de P&L, de balans, ratio’s en de cashflow. En het connecteren via een API ging erg vlot, wat de oplossing ook futureproof maakt: als bedrijf zijn we namelijk altijd op zoek naar bedrijven om over te nemen in Denemarken, Noorwegen of elders in Europa. Misschien verwerven we in de toekomst nog bedrijven met andere boekhoudpakketten. We weten nu dat we die makkelijk zullen kunnen verbinden met onze rapporteringstool.”

Ook voor niet-financiële profielen

Zo’n 50 gebruikers over het hele bedrijf heen hebben vandaag direct toegang tot het systeem: van de board over de managementteams in beide landen tot de servicedirectors. “Deze gebruikers kunnen heel makkelijk zelf cijfers opvolgen, elk met hun eigen specifieke profiel dat hen toegang geeft tot bepaalde data. Ook dat is een heel belangrijke functionaliteit, vermits er ook gevoelige gegevens zoals bv. salarisinformatie in het systeem zitten, die niet iedereen mag zien.”

Veel van de gebruikers zijn niet-financiële profielen, maar zelfs zij kregen het systeem snel onder de knie, zegt Marko. “Onze servicemanagers hebben bijvoorbeeld meestal te maken met klanten, niet met gegevens. Ze staan niet altijd te trappelen om een nieuw IT-systeem te leren, maar leren werken met BrightAnalytics was voor hen een koud kunstje. Ze vertellen me altijd hoe gemakkelijk ze het vinden en hoeveel duidelijkheid de tool biedt.” Voor Marko zelf als financieel directeur en voor zijn team van accountants en controllers die elke dag met BrightAnalytics werken, is het systeem een geweldige ondersteuning. “Voor onze controllers is het een pluspunt dat ze de gegevens kunnen manipuleren, vanuit verschillende perspectieven kunnen bekijken en kunnen inzoomen op de details die ze nodig hebben. Daarnaast hebben we de mogelijkheid om intercompany transacties te elimineren en te consolideren. We gebruiken nu ook de budget- en prognosemodules.”

Alles en meer

Verder bekijkt Marko of het bedrijf ook de Controlling app en de operationele module in gebruik kan nemen. “Veel mensen in de organisatie zijn vragende partij om meer data en rapporten te halen uit ons CRM-systeem, en die te combineren met de managementrapportering. En we bekijken ook of we ons nieuwe hr-systeem kunnen koppelen met de operationele module. Eigenlijk komt in elk gesprek met onze IT Director – die erg positief is over BrightAnalytics – wel eens ter sprake of we nog een systeem kunnen linken met de software. We zijn vertrouwd met de applicatie. En ze biedt ons alles én meer. 80% van onze data zit nu sowieso al in BrightAnalytics, waarom niet ook CRM en hr toevoegen? Zo hebben we alle data en rapportering op één plek en spreken we over alle rapporteringen heen een zelfde taal. We kunnen bovendien rekenen op een uitmuntende service. Het supportteam van BrightAnalytics is zeer responsief, en staat altijd open voor nieuwe mogelijkheden en suggesties. Elke keer wanneer ik iets vraag of een voorstel doe, staan ze daarvoor open. Het spreekt voor zich dat ik deze tool dan ook regelmatig aanraad aan mijn contacten.”


Flower logo

De voordelen van BrightAnalytics volgens MIAB:

  • Zeer gebruiksvriendelijk, ook voor niet-financiële profielen
  • Eenvoudige koppeling met diverse boekhoudpakketten
  • Oplossingsgericht supportteam
  • Uitstekende service
  • Futureproof oplossing die meegroeit met het bedrijf
  • Goede verhouding prijs-kwaliteit
  • Mogelijkheid om gebruikers specifieke toegang te geven tot bepaalde data

Benieuwd wat BrightAnalytics voor u kan betekenen?

Logo MIAB

Over MIAB

Over slechts een paar jaar – 2029 om precies te zijn – viert de MIAB-groep zijn 50e verjaardag. Het bedrijf, gespecialiseerd in schoonmaak en facilitair management, opereerde veertig jaar lang alleen in Zweden. Sinds de overname van het Finse N-Clean in 2019 zijn ze echter internationaal uitgebreid. En daar houden hun ambities niet op. De MIAB Group, die nu 30 vestigingen heeft in beide landen, wil blijven groeien. Hoe beheren ze de rapportage voor hun verschillende vestigingen, landen en op groepsniveau? Met de hulp van BrightAnalytics.