"We waren niet zomaar een ‘sale’ voor BrightAnalytics. Het team toont dat ze betrokken zijn, en dat ze willen dat we de tool echt goed gebruiken. "

Supertevreden met systeem én support

Wat doe je als financieel verantwoordelijke als je bedrijf ineens in een fase van versnelde groei komt en er op het vlak van financiële rapportering nood is aan meer efficiëntie, gemak en snelheid? Het overkwam het Zweedse Helio, dat coworkingspaces aanbiedt op diverse locaties in Zweden. Vandaag staat niet enkel bij CFO Eva-Karin Byström dagelijks BrightAnalytics op het scherm, maar werken ook alle sitemanagers van de 12 Helio-coworkingspaces allemaal met de tool. En dat werpt zijn vruchten af. En dat werpt zijn vruchten af.

Toen de coronapandemie uitbrak, kwam de groei van het Zweedse bedrijf Helio plots in een stroomversnelling. Er ontstonden namelijk heel wat opportuniteiten om nieuwe locaties te openen, waardoor het bedrijf tussen 2020 en 2022 evolueerde van zes coworkingspaces naar ondertussen twaalf, waarvan elf in Stockholm en eentje in Malmö. “Zo ontstond de nood om op het vlak van finance meer en diepgaandere analyses te kunnen doen voor onze groep, en voor de onderliggende bedrijven”, vertelt Eva-Karin Byström, die op dat moment zelf nog niet als CFO aan de slag was bij het bedrijf. “Tot dan toe gebruikten we voor onze financiële rapportering ons boekhoudpakket, om van daaruit vervolgens met manueel geüpdatete Excel-sheets aan de slag te gaan. Beslissingen nemen op basis van cijfers, was enorm veel werk, en dat moest anders.”

Vlotte overgang

Helio vergeleek verschillende oplossingen met elkaar, en kwam zo terecht bij BrightAnalytics. “Ons belangrijkste doel was om een tool te vinden die door iedereen kon gebruikt worden op verschillende niveaus, dus zowel door de CFO maar ook door de site managers van al onze locaties”, gaat Eva-Karin verder. “Ons externe boekhoudkantoor suggereerde om BrightAnalytics te verkennen. Ze hadden er bij een andere klant kennis mee gemaakt, en waren dus vertrouwd met het platform en de omgeving. Voor ons was het belangrijk dat de overgang van onze oude manier van werken naar de nieuwe oplossing vlot zou verlopen. Toen ons boekhoudkantoor ons verzekerde dat dit zeker zou lukken met BrightAnalytics, maakte dat onze beslissing makkelijk.”

De stap om met BrightAnalytics samen te werken, werd dus gezet nog voordat Eva-Karin zelf aan boord kwam als CFO. Maar dat maakt haar enthousiasme er niet minder op: elke dag staat de software open op haar computer. “Het was voor mij een nieuw systeem en ik was toch wat bezorgd bij mijn indiensttreding dat het wel wat inwerktijd zou vragen”, vertelt ze. De ervaring met BrightAnalytics was uiteindelijk heel anders. Na het vertrek van mijn voorganger was er kort een interim-CFO geweest, die echter van de implementatie van BrightAnalytics niet zijn grootste prioriteit kon maken. Een van mijn eerste taken was dan ook om de mapping te doen voor de balans en de P&L, en een structuur op te zetten. Dat lukte me verrassend snel en de implementatie ging heel vlot. “Ik snapte quasi meteen hoe ik BrightAnalytics moest gebruiken om onze CEO en COO maandelijks te voorzien van correcte financiële analyses.”

Van budget tot dagelijkse opvolging

Op dit moment gebruikt ze BrightAnalytics voornamelijk voor de financiële rapportering en om de maand af te sluiten: “Ik gebruik het dagelijks om de voortgang te managen, vergelijkingen te maken met het vooropgestelde budget en met vorige periodes, en zowel de omzet als de kosten op te volgen. Maar we gebruiken de tool ook om het budget op te stellen. Het voordeel is dat we dankzij dit systeem snel en makkelijk een overzicht krijgen van alle bedrijven. Dat is geen sinecure als je in totaal veertien bedrijven in een groep hebt. Ik kan niet elke onderneming constant opvolgen. Dankzij deze software kan ik ervoor kiezen om ofwel diep in de cijfers van één bedrijf te duiken, of de overkoepelende situatie op groepsniveau te bekijken.”

Ook intercompany-transacties horen erbij. “Dat was het moeilijkste toen ik in dienst kwam: hoe moest ik dit in het platform van BrightAnalytics opzetten? Maar nadat ik hen contacteerde, waren ze erg behulpzaam en hielpen ze me om dit deel van de software te begrijpen en beheren voor onze P&L.”Dat typeert hen: “Ze reageren heel snel als er iets is”, aldus nog Eva-Karin. “Ze geven me het gevoel dat ik belangrijk ben als klant, en dat is heel fijn. Ze luisteren ook echt naar wat ik nodig heb, en zijn heel oplossingsgericht. En daardoor groeien ze samen met ons. Naarmate we als bedrijf evolueren, beginnen we nu ook meer apps toe te voegen: zoals de Controlling app, de Cash forecasting en Customers & Suppliers.

Onderbouwde beslissingen

Ook de site managers op de diverse locaties gebruiken BrightAnalytics actief. “Zij zijn verantwoordelijk voor het dagelijkse reilen en zeilen van hun locatie, voor de financiële opvolging en het personeel. Daar zitten we elke maand voor samen. Ze presenteren dan telkens de resultaten in BrightAnalytics, en maken de vergelijking met het budget. Ze kunnen ook de omzetevolutie en facturatie opvolgen, alsook checken of alle kosten opgenomen zijn. Het is een belangrijke tool voor hen omdat ze verantwoordelijk zijn voor hun budget en resultaten. Ze zeggen me altijd dat BrightAnalytics makkelijk is in gebruik en dat is belangrijk, anders zouden ze het niet gebruiken”, zegt Eva-Karin nog.

Aanrader

Als laatste geeft ze nog mee dat het op het vlak van rapportering erg makkelijk is om extra coworkingspaces toe te voegen aan de Helio-groep. “Sinds we begonnen samen te werken, hebben we een drietal bedrijven toegevoegd. Een mailtje naar het supportteam van BrightAnalytics volstaat om mee te geven dat we een nieuw bedrijf toevoegen, en vanaf wanneer we het graag willen opnemen in de rapportering. Na de implementatie door BrightAnalytics hoef ik enkel nog de mapping op te zetten voor de P&L en de balans, om vervolgens de mapping te kopiëren. Dat gaat dus ontzettend vlot.”

Eva-Karin raadt de software dan ook regelmatig aan collega-CFO’s aan die op zoek zijn naar een rapporteringstool. “BrightAnalytics ondersteunt mij echt om mijn dagelijks werk te doen. Er zijn heel wat verschillende systemen voor finance en analyse op de markt, maar ik beveel altijd deze software aan collega’s in de business aan. Ik zeg hen dan steevast dat we heel tevreden zijn. Zowel met het systeem als de support achter het systeem. Ik ben niet zomaar een ‘sale’ voor hen. Het team toont dat ze betrokken zijn, en dat ze willen dat we de tool echt goed gebruiken.”