10 tips om uw finance afdeling te digitaliseren
Achieve financial automation excellence
Switch de focus van manuele ingave & controle naar analyse & inzichten.
Finance teams spenderen vaak te veel tijd aan manuele acties en controles, en dit ten koste van analyse. Als fintech-bedrijf is het onze missie om de focus te verleggen.
Door automatisatie verdwijnt heel wat manuele input en repetitieve controles. De vrijgekomen tijd creëert nieuwe mogelijkheden voor het finance team.
10 tips om uw finance afdeling te digitaliseren
Via dit schema geven wij u graag een overzicht van de bouwstenen die uw finance afdeling helpen om verder te digitaliseren.
1. Accounting software
De basis fundering van een financiële afdeling is een performant boekhoudpakket. Analytische verdeling op cost centers en cost units is ondertussen een standaard functionaliteit. Belangrijk is ook de mogelijkheid om uw boekhoudsoftware te integreren met andere tools. Wie een cloud finance systeem heeft, geniet van automatische updates zonder downtime. Bijkomend voordeel zijn de kostenefficiënte & out-of-the-box betrouwbare integratiemogelijkheden via API.
2. Bank integration
Het dagelijks uitlezen van bankafschriften en automatisch afpunten obv. de gestructureerde mededelingen leveren een mooie tijdswinst op in de dagelijkse boekhouding.
Betalingen die via een integratie vanuit uw boekhoudpakket gegenereerd worden, zorgen ervoor dat aankoopfacturen in uw boekhouding meteen afgepunt zijn.
3. Optical Character Recognition
OCR-technologie wordt gebruikt op aankoopfacturen om een groot stuk van de manuele data-ingave te automatiseren. Vervolgens wordt deze informatie ingeboekt in de finance-applicatie. Slimme systemen maken zelfs gebruik van Machine Learning om een correcte boeking voor te stellen. Hou het Pareto-principe in uw achterhoofd en ga bij het uitrollen hiervan eerst op zoek naar de 20% leveranciers die voor het grootste volume aan facturen zorgen.
4. E-invoice
E-facturen (EDI-facturen) bevatten alle gegevens in gestructureerde informatie zodat OCR niet nodig is. De gegevens worden meteen doorgestuurd voor boeking naar de workflow of het ERP- of boekhoudsysteem. Bovendien zijn er heel wat extra automatische controles mogelijk. Bekijk bij het kiezen van de tool welke voorgeconfigureerde koppelingen er bestaan en welke leveranciers eenvoudig, snel, foutloos en met minimale kosten geactiveerd kunnen worden.
Het digitaal verzenden van facturen staat gelijk met een kostenefficiëntere aanpak.
5. Workforce Expense Management
Mobiele tools geven uw medewerkers de mogelijkheid om bijvoorbeeld foto’s te nemen van hun reis- en onkosten. Hun managers kunnen deze vervolgens snel en eenvoudig declareren. Dankzij deze tools zijn uitbetalingen van onkosten niet langer een manuele taak in uw finance afdeling.
6. Workflow
Workflow voor aankoopfacturen of bestelbonnen, zorgt ervoor dat de juiste informatie automatisch terechtkomt bij de juiste persoon binnen het bedrijf voor goedkeuring. Bij ontvangst van de goederen wordt de kost reeds zichtbaar in de boekhouding. Als vervolgens de ontvangen factuur matcht met de bestelbon, dan wordt deze automatisch ingeboekt in de boekhouding.. In dit ganse proces komt het finance team niet tussen.
7. Automated debt chasing & risk analysis
Het opvolgen van vervallen facturen vereist vaak een menselijke interventie. Toch kunnen automatisch gegenereerde betalingsherinneringen in combinatie met een inschatting van het betalingsrisico u helpen om het kaf van het koren te scheiden.
8. Consolidation
Heel wat consolidatieboekingen kunnen automatisch gegenereerd worden. Denk aan het boeken van de eerste consolidatieverschillen (goodwill of badwill), elimineren van intercompany kosten- en opbrengsten, vorderingen en schulden …
Daarnaast kan het systeem u helpen bij de reconciliatie van het eigen vermogen, controle op het belang van derden, berekening van de latente belastingen…
9. 360° Reporting
Als next generation CFO bent u vooral bezig met analyse en met het verkrijgen van inzichten waarmee u de performantie van de onderneming helpt verbeteren. Als we die inzichten niet alleen op boekhoudkundige informatie verwerven, maar bijvoorbeeld ook ERP data integreren, krijgen we een 360° view waarbij alle bedrijfsinfo en KPI’s gecentraliseerd worden. Door te centraliseren spreekt het hele management dezelfde taal. Dit rapporteringsplatform met ‘one single version of truth’ genereert vaste rapporten en dashboards die voor iedere stakeholder in de cloud beschikbaar zijn.
10. Forecasting & Business Planning
Plannen is meer dan het opstellen van een spreadsheet. Creëer business-scenario’s op basis van uw financiële en operationele data en bekijk de cash-impact van iedere case.
Nu u alle bouwstenen heeft om uw finance afdeling te automatiseren, kunt u aan de slag. Vermijd manuele input en repetitieve controles met automatisatie en wijd meer tijd aan analyse en inzichten. Op die manier maakt u de finance afdeling klaar voor de toekomst.
Op het vlak van rapportering biedt BrightAnalytics een oplossing waardoor u een 360° overzicht krijgt van uw organisatie. Wilt u meer te weten komen over onze oplossing? Schrijf u vrijblijvend in voor één van onze webinars of voor een demo.
