"Deze software maakt mijn werk zo veel makkelijker, wat een ongelofelijke tijdswinst oplevert."

Snel groeiende Noorse start-up kiest voor slim & efficiënt

Ambitieuze plannen realiseren met beperkte mankracht: het is typisch start-up. Dan kan je maar beter efficiënt georganiseerd zijn en je slim laten ondersteunen door tools. Dat ondervond ook Arild Nordrevoll, CFO van het Noorse Wolftech Broadcast Solutions. Hij is de enige van het twintigkoppige team van Wolftech die zich met de financiële rapportering bezighoudt. Een klus die hem vroeger handenvol tijd kostte, maar die is vandaag dankzij BrightAnalytics tot een minimum herleid.

De Noorse start-up Wolftech Broadcast Solutions maakt plannings- en samenwerkingssoftware voor de professionele broadcastmarkt. De wereldwijde klanten van het bedrijf zijn niet de minste: naast de Vlaamse VRT en DPG Media werken ook de BBC, het Duitse RTL en de Amerikaanse VICE Media Group vandaag met de software van de Noorse organisatie.

“Aangezien we een kleine organisatie zijn – met zo’n 20 vaste medewerkers en een tiental consultants – ben ik als enige persoon verantwoordelijk voor alles wat met finance & administratie te maken heeft”, begint CFO Arild Nordrevoll. “Ik moet dus efficiënt kunnen werken. Vroeger besteedde ik veel tijd aan het consolideren van Excel-sheets uit diverse systemen en het maandelijks updaten van onze rapporteringen, om die vervolgens te kopiëren naar PowerPoint. Dat was niet meer werkbaar, dus ging ik op zoek naar een rapporteringstool die de maandelijkse afsluiting makkelijker voor me zou maken.”

Terwijl hij het internet afschuimde op zoek naar een goede tool, werd Arild zelf door het Zweedse kantoor van BrightAnalytics opgebeld met de vraag of ze iets voor hem konden betekenen. BrightAnalytics heeft namelijk al heel wat gelijkaardige bedrijven in de Nordics in zijn portfolio.

Enorme tijdswinst

“Ik was meteen enthousiast toen ik de demo zag”, gaat Arild verder. “Ons eigen boekhoudpakket had ook een rapporteringstool, maar ik vond de userinterface van BrightAnalytics veel beter. Deze software kon mijn werk zo veel makkelijker maken, wat een ongelofelijke tijdswinst zou opleveren. Tot dan toe was ik elke maand ruim een dag bezig met het maken van de rapportering. Nu was het een kwestie van één keer een rapportering maken op maat, waarna die automatisch geüpdatet kon worden na het invoeren van de cijfers. De medewerkers van BrightAnalytics waren bovendien erg flexibel, oplossingsgericht en ontzettend snel om mijn vragen te beantwoorden. Nog een doorslaggevende reden was de prijszetting: we krijgen erg veel waarde in ruil voor onze investering. Dat het prijsmodel van BrightAnalytics bovendien gelinkt is aan onze omzet, is zeker voor een jong bedrijf als het onze erg interessant.”

Niet veel later was BrightAnalytics succesvol ingericht en geïmplementeerd bij Wolftech. “Doorgaans kost het veel meer tijd om dergelijke software te implementeren. Maar niet bij deze leverancier. We zijn er zelfs niet fysiek moeten voor samenkomen: alles gebeurde virtueel, ook de korte opleiding die ik kreeg. De mensen met wie ik in contact kwam, hadden erg veel expertise en konden meteen mijn vragen beantwoorden”, zegt Arild. “Als ze toch eens iets moesten navragen, kwamen ze er de dag nadien op terug.”

Vermits Wolftech Broadcasting Solutions deel uitmaakt van een grotere groep, moest BrightAnalytics goedkeuring krijgen van de IT Solutions-afdeling van de groep op het vlak van de veiligheid en bescherming van alle gegevens die in het systeem verwerkt zouden worden. “Maar BrightAnalytics doorstond makkelijk alle checks die er moesten gebeuren”, geeft Arild nog mee.

Onderbouwde beslissingen

Wolftech maakt gebruik van de financiële module voor de maandelijkse managementrapportering voor het management en de board. Daarnaast is ook de forecastingtool belangrijk voor Arild. “Vroeger verloor ik tijd omdat ik heel veel handelingen moest stellen om aan cijfers te komen, vandaag neem ik gewoon de data én kan ik daarop vertrouwen. Verder zijn we het systeem ook beginnen te gebruiken voor het opvolgen van klanten: ik kan zien welke klanten ons de grootste omzet en de hoogste brutomarge opleveren, in vergelijking met klanten waar we veeleer in investeren dan aan verdienen. Het systeem geeft ons nuttige informatie over hoe we onze business moeten runnen en op basis waarvan we onderbouwde beslissingen kunnen nemen.”