"Het was belangrijk dat we met de software de afsluiting konden doen, met getallen die kloppen, en dat we een melding zouden krijgen als er ergens een verschil was in de cijfers."

Software die het leven van de CFO gemakkelijker maakt

Het Leidse bedrijf In Ovo is een bedrijf on a mission: ze willen het welzijn van dieren in de pluimveesector verbeteren, en hebben daartoe na jarenlange research snelle, accurate en effectieve technologie ontwikkeld voor broederijen. Zo kunnen deze koplopen in de sector én tegelijk voldoen aan alle reguleringen. En eigenlijk is dat ook exact wat BrightAnalytics voor In Ovo doet achter de schermen, maar dan op het vlak van de financiële rapportering.

Toen CFO Tiemen Dalhuisen in dienst kwam bij In Ovo, besliste hij zowat meteen dat hij de rapportering van het bedrijf over een andere boeg wilde gooien. “We werkten met Exact Online, een veelzijdig systeem, maar zodra je meerdere entiteiten hebt – wij hebben er vijf, onder meer in België, Nederland en Duitsland – verlies je veel tijd om te rapporteren. Je moet dan namelijk allerlei zaken in Excel gaan doen. De kans dat daar fouten in sluipen, is natuurlijk groot, en vaak is er ook moeilijk consistentie te vinden over vestigingen heen. Ik draai zelf al een tijdje mee in het bedrijfsleven, en heb eigenlijk meteen besloten dat dit anders moest.”

Makkelijker

Nadat hij toevallig rond datzelfde moment een mailtje kreeg waarin BrightAnalytics zich voorstelde, besloot Tiemen om contact op te nemen voor een gesprek. “Met negen van de tien dingen die in mijn mailbox belanden, doe ik normaal niets. Want iedereen wil altijd wel wat van me. Maar bij deze dacht ik: nee, daar ga ik wél mee in gesprek, want deze tool gaat mijn leven een stuk makkelijker maken. Bovendien ben ik ook niet zo goed in Excel”, lacht hij, “dus als ik de dingen anders kan aanpakken, dan sta ik daar zeker open voor.”

En zo geschiedde. Tiemen wist precies wat hij wilde: een rapporteringstool die paste bij In Ovo en die hun ambities voor de komende jaren kon ondersteunen. “Het was belangrijk dat we met de software de afsluiting konden doen, met getallen die kloppen, en dat we een melding zouden krijgen als er ergens een verschil was in de cijfers. Bovendien moesten we de rapportering kunnen doen voor al onze entiteiten, ondanks de verschillen op het vlak van wetgeving en bijvoorbeeld grootboekrekeningen. Toen ik zag dat BrightAnalytics vrijwel alles bood wat ik nodig had, was ik direct overtuigd. Hoewel ik meestal meerdere leveranciers vergelijk, voelde ik dat BrightAnalytics de juiste keuze was. Er zijn misschien andere oplossingen, maar wat BrightAnalytics biedt, is echt uniek. Bovendien verliep de communicatie prettig en bleek het een competitief geprijsd systeem. Zo vond ik mijn oplossing.”

Van snel overzicht tot kleinste detail

Wat er tijdens die eerste meeting besproken werd, is ook wat er vandaag effectief geïmplementeerd is in BrightAnalytics voor In Ovo. “We hebben een paar keer samengezeten om alles door te nemen, waarna BrightAnalytics de implementatie heeft uitgevoerd. Dat verliep soepel, en was binnen ongeveer zes weken afgerond.” Vandaag gebruikt hij het systeem voornamelijk voor de rapportering naar zijn stakeholders toe en ook om snel interne analyses te kunnen doen. “We werken met drie gebruikers in BrightAnalytics. Zodra de maand afgesloten is, heb ik alle informatie beschikbaar voor mijn rapportering. Het systeem doet ook de consolidatie voor ons, wat belangrijk is gezien we vijf entiteiten hebben. Dat alles gaat heel snel. Je wil niet weten hoeveel tijd onze medewerkers vroeger moesten klussen in Excel. Mocht ik dat willen, dan kan ik nu elke dag bekijken hoe we ervoor staan wat betreft resultaten, cashpositie, balans, mutaties, en dat voor de vijf locaties. Wat ik ook fijn vind, is dat ik waar nodig kan doorklikken om de details achter de cijfers te zien.”

Ondersteunend in groeiambities

Regelmatig krijgt Tiemen dan ook positieve feedback over zijn rapportering. “Nog geen enkele keer heb ik er iets negatiefs over te horen gekregen. Voordien werkte ik in de corporate wereld, waar meestal dure en logge IT-oplossingen gebruikt worden. Dat is hier wel anders. Dit systeem is ontwikkeld door mensen die zelf een achtergrond hebben in finance, en dat merk je. Het gebruiksgemak voor mij is enorm.”

Of de tool ook past bij de groeiambities van In Ovo? “Zeker. Onze missie is om Europa te veroveren en onze toepassing voor de pluimveesector ook nog ver daarbuiten te lanceren. We weten dat BrightAnalytics ons in die groei kan ondersteunen. We kunnen dus wel een tijdje vooruit. Belangrijk daarbij is ook dat het een laagdrempelig systeem is, waardoor het voor nieuwe gebruikers makkelijk is om aan te leren. En hebben we toch eens een vraag, dan doen de medewerkers van BrightAnalytics hun best om ons te helpen. De samenwerking en service zijn gewoon prima. Ze houden rekening met onze feedback, en waar mogelijk passen ze zaken aan. Dus als iemand me zou vragen of ik ze zou aanraden, zou ik antwoorden: ‘ik zou het maar gewoon proberen’. Menig groot bedrijf heeft het minder goed voor elkaar dan wij het hebben met BrightAnalytics.”