Dankzij de rapportage uit BrightAnalytics kunnen we de prestaties op onze werven beter volgen, meerwerk in kaart brengen en doorfactureren.

Omzet, kosten en marge per werf met één klik inzichtelijk

Toen Dries Devroe, CFO van de Groep Verhelst, van een collega-CFO een demo te zien kreeg van BrightAnalytics, was hij meteen geïntrigeerd. “Onze rapportering liep op dat moment namelijk erg stroef”, begint hij. “We zijn een toonaangevende, vooruitstrevende, familiale bouwonderneming met zes expertises en in totaal 15 vennootschappen. Er moet financieel en geconsolideerd gerapporteerd worden, en daarnaast hebben we behoefte aan projectrapportering. Dat is een rapportering over de werven van Verhelst Aannemingen, die dient als basis voor de maandelijkse besprekingen met onze werfleiders. Tot voor kort gebeurde die via Excel en QlikView, waarop er een rapporteringslaag gebouwd was die de link maakte met ons boekhoudpakket KPD. Deze rapportage was echter nooit terdege ontwikkeld, en we kregen dit ook na veel proberen niet gefikst. Toen ik de visuele kracht en het gebruiksgemak van BrightAnalytics zag, besloot ik om opnieuw rond de tekentafel te gaan zitten, en met een wit blad vanaf nul te beginnen.“

Belgisch boekhouden als basis

Nadat hij enkele referenties van BrightAnalytics gesproken had over hun ervaringen met de tool, hakte Dries de knoop door. “Weet je, een demo krijgen is altijd leuk en aardig. Je krijgt de beste mogelijkheden en functionaliteiten te zien, en alles is mooi en fancy. Referenties bevragen, geeft een eerlijker beeld. Maar iedereen met wie ik sprak, was lovend over de tool. Minder dan een maand later was BrightAnalytics up and running”, gaat hij verder. “We startten met het standaardproduct: de financiële rapportering. Daarmee lag er meteen een goed product op tafel. Alles werkt uitstekend, zeker wanneer we willen doorklikken en inzoomen op grootboekrekeningen, analytische rekeningen, facturen … Het kan allemaal. Het is een groot voordeel dat BrightAnalytics een Belgische onderneming is, die het Belgische boekhouden als basis heeft. Dat zie je aan alles: benamingen, classificaties …”

Snel gekoppeld met KPD

De projectrapportering bleef initieel nog via Excel verlopen, maar ondertussen gebruikt Dries ook hiervoor BrightAnalytics. “Het gaat om een extra P&L, gestuurd door de analytische kostensoort. Elke werf heeft een resultatenrekening en een werfrapportering waarop we van A tot Z alles in detail en van dichtbij kunnen volgen. Dat is belangrijk, want een werf is een open omgeving met veel parameters die onze efficiëntie kunnen beïnvloeden. De rapportering uit BrightAnalytics gebruiken we bij de maandelijkse besprekingen met de werf- en projectleiders. Zo kunnen we beter de prestaties volgen en meerwerk bepalen, zodat we die kunnen doorfactureren. Per werf, per projectleider en per werfleider hebben we een volledig overzicht van de omzet, de kosten en de marge.”

Of het niet moeilijk was om BrightAnalytics daartoe te koppelen met KPD? “Dat was binnen de kortste keren in orde. Een voordeel van BrightAnalytics is dat het een uitgebouwde organisatie is met een commerciële afdeling, een backoffice, … Wanneer je iets vraagt, heb je binnen de dag antwoord. Ze zijn zeer wendbaar. En dat heeft een bedrijf als het onze vandaag nodig. We moeten kort op de bal spelen. Problemen op een werf kunnen we ook niet laten liggen.”

Zicht op de oorsprong van het geconsolideerd resultaat

Voor de consolidatie van de cijfers liet Groep Verhelst naast de standaard consolidatietool nog een aantal bijkomende consolidatierapportages maken in functie van de manier waarop ze consolideren voor hun 15 bedrijven. “Die rapportages werden op maat voor ons gemaakt, en laten ons toe om extra geconsolideerd inzicht te krijgen in de performantie. We hebben een viertal groepen van activiteiten gedefinieerd – aannemingen, recyclage, machines en alles wat overhead is – en zo kunnen we naast de consolidatie voor de volledige groep ook de subconsolidatie opmaken. Dit geeft ons onder meer zicht op de oorsprong van ons resultaat. Dat werkt zo vlot, dat we nu op een moment gekomen zijn dat het haalbaar wordt om elk kwartaal te consolideren.”

Of Dries de tool op zijn beurt ook aan anderen zou aanraden? “Absoluut. Omdat hij zo makkelijk en intuïtief werkt, en haalbaar geprijsd is. Hij bevat ook leuke functionaliteiten: je kan commentaren invoegen, views delen met je collega’s … Je voelt bovendien de West-Vlaamse mentaliteit van het bedrijf achter de schermen. Er zit ‘poer’ in, zoals wij zeggen. Ze doen het gewoon. Bovendien blijven ze investeren in technologie en in hun mensen. Zo weet je als klant: ik heb altijd de laatste nieuwe ontwikkelingen ter beschikking.”